Portaria 152 - Aprova o MO GEPRO da SEF

PORTARIA Nº 152, DE 11 DE SETEMBRO DE 2012.

Publicada no DODF Nº 185, de 12/09/2012 – Pags. 7 e 8

Aprova o Modelo Operacional da Gerência de Gestão de Projetos – MO GEPRO da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal – SEF e dá outras providências.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA DO DISTRITO FEDERAL, Em Exercício, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e III, do art. 105, da Lei Orgânica do Distrito Federal, e o Decreto n° 32.716, de 1° de janeiro de 2011, e CONSIDERANDO os objetivos estratégicos de aperfeiçoar a governança corporativa e incorporar mecanismos de análise e melhoria dos processos da Secretaria de Estado de Fazenda – SEF; CONSIDERANDO a necessidade de buscar a eficiência na execução dos projetos estratégicos e seu alinhamento com a estratégia institucional; CONSIDERANDO a necessidade de um sequenciamento adequado do processo de gerenciamento de projetos, para buscar a uniformidade na elaboração, execução, monitoramento e controle dos projetos no âmbito da SEF; e CONSIDERANDO a Decisão do Comitê de Gestão Estratégica – COGET/SEF nº 9, de 26 de julho de 2012, RESOLVE:

Art. 1º Aprovar o Modelo Operacional da Gerência de Gestão de Projetos – MO GEPRO, unidade organizacional subordinada à Unidade de Desenvolvimento Institucional – UDI, da Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal – SEF.

Parágrafo único. O MO GEPRO é obrigatório aos projetos que serão acompanhados pela GEPRO e facultativo aos demais projetos da SEF.

Art. 2º O guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK – Project Management Body of Knowledge), do Project Management Institute – PMI será adotado como referência de boas práticas em gerenciamento de projetos na SEF.

Art. 3º Para fins desta Portaria, entende-se por:

I – Projeto: trabalho ou empreendimento planejado, com começo, meio e término definidos, visando à solução de problemas específicos, ao aproveitamento de oportunidades e à oferta de produtos singulares;

II – Projeto Estratégico: projeto aprovado no COGET ou previsto em Planejamento Estratégico Institucional.

III – Programa: conjunto de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente;

IV – Gerente de Projeto: responsável pela coordenação da equipe que executará o projeto e pela entrega dos produtos no prazo previsto;

V – Equipe de Projeto: pessoas envolvidas diretamente na execução das tarefas que compõem o projeto;

VI – Patrocinador: responsável por negociar e viabilizar recursos junto às áreas envolvidas para a consecução dos objetivos do projeto.

Art. 4º O gerenciamento de projetos no MO GEPRO deverá seguir as seguintes etapas:

I – Iniciação: subprocesso de definição e de autorização da constituição do projeto;

II – Planejamento: subprocesso de detalhamento e de aprovação das ações necessárias para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado;

III – Execução e Acompanhamento: subprocesso de execução das atividades e subprocesso de monitoramento, revisão e controle do progresso e desempenho do projeto;

IV – Encerramento: subprocesso de finalização formal de todas as atividades do projeto.

Art. 5º De acordo com o fluxograma constante do Anexo Único a esta Portaria, o MO GEPRO observará a seguinte rotina:

I – o pedido de autorização do projeto deverá ser feito por meio do Termo de Abertura do Projeto – TAP, com o levantamento dos requisitos iniciais que satisfaçam às necessidades e expectativas das partes envolvidas no projeto;

II – o Gerente do Projeto indicado deverá encaminhar a minuta do TAP à GEPRO para validação do termo quanto à metodologia e ao alinhamento com a estratégia institucional;

III – o Gerente do Projeto submeterá a minuta do TAP validada pela GEPRO ao COGET, por meio de voto de um de seus componentes, para a aprovação, o que estabelece o início formal do projeto;

IV – após a aprovação do TAP, o planejamento das ações deverá ser feito por meio do Plano de Gerenciamento do Projeto – PGP, com o detalhamento das informações contidas no TAP;

V – o Gerente do Projeto deverá encaminhar a minuta do PGP à GEPRO para validação do plano quanto à metodologia e ao alinhamento com o TAP aprovado;

VI – a GEPRO submeterá a minuta do PGP validada ao Secretário de Fazenda para a aprovação e a autorização da execução do projeto;

VII – ao longo da execução, a aceitação formal das entregas do projeto deverá ser feita por meio do Termo de Aceite – TA, com a descrição sucinta da respectiva entrega;

VIII – o Gerente do Projeto deverá encaminhar o TA de cada entrega à GEPRO para validação do termo quanto à metodologia e ao alinhamento com o PGP aprovado;

IX – a GEPRO submeterá cada TA validado ao Secretário de Fazenda para aceitação

formal de cada entrega;

X – ao final da execução, o encerramento do projeto deverá ser feito por meio do Termo de Encerramento do Projeto – TEP, com os resultados e conclusões finais;

XI – o Gerente do Projeto deverá encaminhar a minuta do TEP à GEPRO para validação do termo quanto à metodologia e ao alinhamento dos resultados e das conclusões apresentadas com o PGP aprovado e os termos de aceite do projeto;

XII – o Gerente do Projeto submeterá a minuta do TEP validada pela GEPRO ao COGET, por meio de voto de um de seus componentes, para a aprovação, o que estabelece o encerramento formal do projeto;

XIII – após a aprovação do TEP, a GEPRO arquivará toda a documentação do projeto.

Parágrafo Único. Nos casos de extensão do prazo, de alteração de escopo e de aumento do custo do projeto, a solicitação deverá ser devidamente justificada em formulário específico fornecido pela GEPRO, e submetida ao COGET, por meio de voto de um de seus componentes, para aprovação.

Art. 6º Para cada projeto deverão ser designados pelo COGET o Gerente de Projeto e o Gerente de Projeto Substituto, que permanecerão responsáveis pelas suas atividades de rotina paralelamente às atividades do projeto.

Art. 7º Compete ao Gerente de Projeto no âmbito do MO GEPRO:

I – coordenar o Projeto e liderar sua equipe;

II – mobilizar os recursos e as ferramentas necessárias à consecução do projeto;

III – comunicar-se, periodicamente, com as partes envolvidas no projeto;

IV – elaborar o TAP, o PGP, o TA, o TEP e os demais documentos relacionados ao projeto sob sua responsabilidade;

V – informar à GEPRO, periodicamente, acerca do andamento dos trabalhos;

VI – cumprir os prazos das entregas conforme o planejado e encerrar o projeto na data acordada;

VII – reportar-se à GEPRO sempre que entender necessário, alertando sobre as dificuldades detectadas.

Art. 8º Compete ao Gerente do Projeto Substituto no âmbito do MO GEPRO:

I – substituir o Gerente do Projeto em suas eventuais ausências;

II – participar de todas as etapas, desde a iniciação até o encerramento do Projeto, assegurando o conhecimento de tudo o que estiver relacionado a esta iniciativa.

Art. 9º Compete à GEPRO no âmbito do MO GEPRO:

I – monitorar o andamento dos projetos sob sua responsabilidade, identificando os desvios em relação ao planejado e propondo correções aos gerentes de projetos;

II – atuar para que os dados referentes aos projetos estratégicos estejam sempre atualizados na ferramenta disponibilizada para esse fim;

III – oferecer suporte às equipes dos projetos estratégicos, no que diz respeito à metodologia de gerenciamento de projetos;

IV – fornecer condições para a uniformidade da metodologia de gerenciamento de projetos;

V – elaborar relatórios de acompanhamento dos projetos, fornecendo subsídios à tomada de decisão pelo Secretário de Fazenda;

VI – propor treinamentos para os gerentes dos projetos e suas equipes, em conjunto com as áreas responsáveis;

VII – informar a UDI sobre o andamento dos projetos para que esta submeta essas informações ao COGET;

VIII – gerenciar o portfólio dos projetos sob sua responsabilidade.

Art. 10. Os servidores alocados nas equipes dos projetos não terão suas remunerações e lotações alteradas, permanecendo com suas atividades de rotina em paralelo com as atividades dos projetos.

Art. 11. Os projetos que se encontram em andamento, já aprovados pelo COGET, porém, sem o acompanhamento da GEPRO, poderão ser recepcionados pelo MO GEPRO sem a necessidade de uma nova aprovação do Comitê, tendo sua documentação adaptada à metodologia da Gerência.

Art. 12. O processo de contratação de serviço ou de aquisição de bens e equipamentos de tecnologia da informação e comunicação será regulamentado em portaria específica.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RONALDO CAMILLO